Arbeitszeiterfassung Pflicht: Gesetz und Ausnahmen

Die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland Pflicht: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 muss jeder Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit seiner Beschäftigten erfassen. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz bisher nicht vor, Papier und Excel sind also weiter erlaubt. Die elektronische Zeiterfassung als Pflicht steht bisher nur in einem Entwurf.

Hier liest du, worauf die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung beruht, was genau erfasst werden muss, welche Ausnahmen es gibt und was die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes ändern würde. Alle Angaben: Stand Oktober 2026. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Für deinen konkreten Fall frag eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Ja. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21, sind alle Arbeitgeber verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße und schon heute, nicht erst nach einer Gesetzesreform. Selbstständige und Freelancer ohne Angestellte betrifft die Pflicht nicht.

Viele Arbeitgeber hatten nach dem Beschluss auf ein neues Gesetz gewartet. Das ist nicht nötig: Die Pflicht gilt bereits, nur die Details (Form, Fristen, Ausnahmen) sind gesetzlich noch nicht geregelt.

Für zwei Gruppen gab es schon vorher eine ausdrückliche Pflicht im Gesetz:

• Überstunden: Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss jede Arbeitszeit über 8 Stunden am Werktag aufgezeichnet und mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.
• Minijobs und bestimmte Branchen: Nach § 17 MiLoG gilt für geringfügig Beschäftigte und Branchen wie Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung: Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum siebten Tag nach der Arbeit aufzeichnen und 2 Jahre aufbewahren.

Arbeitszeiterfassung Gesetz: BAG-Beschluss, EuGH-Urteil und Stand 2026

Ein eigenes Gesetz zur Arbeitszeiterfassung gibt es noch nicht. Die Pflicht folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, so wie das BAG ihn im Licht eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs auslegt. Zwei Entscheidungen sind dafür wichtig.

EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18 (CCOO): Der Europäische Gerichtshof entschied, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein "objektives, verlässliches und zugängliches System" zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Nur so lässt sich prüfen, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.

BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21: Das Bundesarbeitsgericht hat das auf Deutschland übertragen. Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten erfassen, und zwar Beginn und Ende. Im selben Beschluss stellte es fest: Der Betriebsrat kann die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung nicht erzwingen, weil das Gesetz die Form offenlässt.

Was muss erfasst werden?

Erfasst werden müssen Beginn, Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit, einschließlich Überstunden. Pausen trägst du am besten mit ein, weil sich nur so die tatsächliche Arbeitszeit und die Ruhezeiten prüfen lassen. Wie du das erfasst, ist heute frei: auf Papier, in Excel, per App oder am Terminal.

In der Praxis heißt das pro Person und Tag:

• Arbeitsbeginn (zum Beispiel 08:12)
• Arbeitsende (zum Beispiel 17:05)
• Pausen
• daraus die Dauer der Arbeitszeit

Kurze Einträge wie "8 Stunden" ohne Uhrzeiten reichen nach dem BAG-Beschluss nicht, weil Beginn und Ende fehlen.

Muss die Arbeitszeiterfassung minutengenau sein?

Eine Pflicht zur minutengenauen Erfassung steht weder im BAG-Beschluss noch im Gesetz. Die Aufzeichnung muss aber "objektiv und verlässlich" sein, wie es der EuGH formuliert. Wer jeden Tag pauschal auf volle Stunden rundet, erfasst die tatsächliche Arbeitszeit nicht mehr verlässlich.

Elektronische Systeme erfassen ohnehin auf die Minute genau. Bei Papier und Excel ist es üblich, die Uhrzeit so einzutragen, wie sie war. Eine feste Regel, ab wie vielen Minuten gerundet werden darf, gibt es bisher nicht.

Elektronische Zeiterfassung Pflicht: ab wann?

Die digitale Zeiterfassung ist, Stand Oktober 2026, noch keine Pflicht, die elektronische Arbeitszeiterfassung auch nicht. Das Bundesarbeitsministerium hat am 18.06.2026 einen Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, der sie einführen würde. Ein Kabinettsbeschluss liegt nicht vor, das Gesetzgebungsverfahren in Bundestag und Bundesrat hat nicht begonnen.

Nach Berichten über den Entwurf (Osborne Clarke, Energie und Recht) sind die Kernpunkte:

• Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit werden elektronisch und grundsätzlich am selben Tag aufgezeichnet. Per Tarifvertrag soll eine Frist von bis zu 7 Tagen möglich sein.
• Die Aufzeichnungen werden mindestens 2 Jahre aufbewahrt. Beschäftigte haben ein Recht auf Auskunft.
• Der Arbeitgeber darf die Erfassung an Beschäftigte delegieren, bleibt aber verantwortlich.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, aber der Arbeitgeber muss Verstöße gegen Höchst- und Ruhezeiten mitbekommen.
• Eine wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit soll es nur für tarifgebundene Betriebe geben.

Für die elektronische Form sind Übergangsfristen geplant:

Bundeskanzler Merz hat im Juli angekündigt, dass der Gesetzentwurf im Herbst kommen soll (meinestelle.de). Stand Oktober 2026 hat das Kabinett ihn nicht beschlossen, Inhalt und Zeitplan können sich also noch ändern. Ein festes Datum, ab wann die elektronische Zeiterfassung Pflicht wird, gibt es deshalb nicht. Die Übergangsfristen in der Tabelle würden erst ab Inkrafttreten des Gesetzes laufen.

Arbeitszeiterfassung Pflicht: Ausnahmen

Ausnahmen von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gibt es heute kaum. Klar ausgenommen sind Selbstständige ohne Angestellte. Für leitende Angestellte ist die Lage umstritten. Die geplanten Ausnahmen für Kleinbetriebe betreffen nur die elektronische Form, nicht die Erfassung selbst.

Im Einzelnen, Stand Oktober 2026:

• Selbstständige und Freelancer: Für dich selbst gilt keine Pflicht. Hast du Angestellte, gilt sie für diese.
• Leitende Angestellte: Das Arbeitszeitgesetz gilt für sie nach § 18 ArbZG nicht. Weil das BAG die Pflicht aber aus dem Arbeitsschutzgesetz ableitet, ist offen, ob sie für leitende Angestellte entfällt.
• Kleinbetriebe: Eine Größengrenze gibt es heute nicht. Auch ein Betrieb mit 2 Angestellten muss erfassen. Nach dem Entwurf dürften Betriebe bis 10 Beschäftigte dauerhaft auf Papier oder in Excel erfassen.
• Vertrauensarbeitszeit: Keine Ausnahme. Wann gearbeitet wird, bleibt frei, die Zeit muss trotzdem aufgezeichnet werden.
• Homeoffice und mobile Arbeit: Keine Ausnahme. Die Pflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort.

Was droht bei Verstößen?

Für fehlende Aufzeichnungen nach dem BAG-Beschluss gibt es bisher kein direktes Bußgeld. Die Arbeitsschutzbehörde kann aber anordnen, dass du erfasst. Wer diese Anordnung nicht befolgt, riskiert bis zu 30.000 Euro. Fehlende Aufzeichnungen von Überstunden nach § 16 Abs. 2 ArbZG kosten ebenfalls bis zu 30.000 Euro.

Die Grundlagen:

• Bußgeld bei Verstoß gegen eine behördliche Anordnung: § 25 ArbSchG, bis zu 30.000 Euro für Arbeitgeber.
• Bußgeld bei fehlenden oder falschen Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2: § 22 ArbZG, bis zu 30.000 Euro.

Der Referentenentwurf sieht für Verstöße gegen die neuen Aufzeichnungspflichten Bußgelder bis 50.000 Euro vor (meinestelle.de). Das gilt erst, wenn das Gesetz beschlossen ist.

Dazu kommt ein praktisches Risiko: Ohne Aufzeichnungen kannst du im Streit um Überstunden schlecht belegen, wie lange jemand gearbeitet hat.

Wie du die Pflicht zur Zeiterfassung umsetzt

Für die meisten Betriebe gibt es drei Wege: Papier oder Excel, eine Stempel-App oder ein Terminal, oder eine automatische Erfassung am Computer. Welcher passt, hängt davon ab, wo deine Leute arbeiten. Wichtig ist, dass die Methode jeden Tag tatsächlich genutzt wird.

Für den Start reicht eine Tabelle. Unsere kostenlose Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung hat Spalten für Beginn, Ende, Pause und Dauer und rechnet die Stunden selbst aus. Welche Apps es für die Arbeitszeiterfassung gibt, auch kostenlose, zeigt unser Vergleich der besten Zeiterfassung-Apps.

Wo eine automatische Zeiterfassung hilft und wo nicht

Wenn dein Team am Computer arbeitet, ist das tägliche Eintragen der häufigste Grund, warum Zeiterfassung nicht funktioniert. TimeUno erfasst die Arbeitszeit am Computer automatisch: Die Desktop-App für macOS, Windows und Linux merkt, wann gearbeitet wird, ohne Timer und ohne Stempeln. Im Team-Tarif sehen Admins pro Person Arbeitszeit, Produktivitätswert und KI-Nutzung, aber keine Apps, Websites oder Screenshots. Aus der erfassten Zeit entstehen Stundenzettel als CSV. Mehr dazu auf der Seite Zeiterfassung für Mitarbeiter, Preise auf der Preisseite.

Dabei solltest du die Grenzen kennen. TimeUno ist keine zertifizierte Zeiterfassung, erfasst nur Zeit am Computer und hat keine Handy-App, keine Stempeluhr und keine Urlaubsverwaltung. Ob es für deine Pflichten als Arbeitgeber reicht, klärst du mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei technischen Systemen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht.

Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung

Ab wann gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Schon jetzt. Die Pflicht gilt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 für alle Arbeitgeber, ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Betriebsgröße. Ein neues Gesetz braucht es dafür nicht.

Ab wann ist die elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Stand Oktober 2026 noch nicht. Der Referentenentwurf vom 18.06.2026 sieht die elektronische Arbeitszeiterfassung nach Übergangsfristen von 1 bis 5 Jahren ab Inkrafttreten vor, je nach Betriebsgröße. Betriebe bis 10 Beschäftigte wären dauerhaft ausgenommen. Ein Kabinettsbeschluss liegt nicht vor.

Gilt die Pflicht auch für Teilzeit und Minijobs?

Ja. Die Pflicht gilt für alle Beschäftigten, unabhängig von Stundenzahl und Vertragsart. Für Minijobs gab es mit § 17 MiLoG schon vorher eine ausdrückliche Pflicht mit 7-Tage-Frist.

Darf ich die Erfassung an meine Mitarbeiter übertragen?

Ja. Beschäftigte dürfen ihre Zeiten selbst eintragen, zum Beispiel in einen Stundenzettel. Verantwortlich bleibt aber der Arbeitgeber: Er muss dafür sorgen, dass die Aufzeichnungen vollständig sind, und sie aufbewahren.

Reicht ein Stundenzettel auf Papier?

Heute ja, solange Beginn, Ende und Dauer drinstehen. Nach dem Referentenentwurf müssten Betriebe mit mehr als 10 Beschäftigten nach der Übergangsfrist elektronisch erfassen. Vorlagen zum Ausdrucken findest du unter Stundenzettel-Vorlage.

Wie lange muss ich die Aufzeichnungen aufbewahren?

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG mindestens 2 Jahre. Der Referentenentwurf sieht ebenfalls 2 Jahre vor.